Показатель эффективности секретаря референта

Самые важные аспекты в статье: "Показатель эффективности секретаря референта". Здесь полностью описана тематика и информация предоставлена в удобном виде. В любой момент можно задать вопрос дежурному юристу.

Приложение N 28. Должностной регламент секретаря-референта

Приложение N 28
к приказу МИД России
от 21 сентября 2015 г. N 18151

Примерный должностной регламент
федерального государственного гражданского служащего центрального аппарата Министерства иностранных дел Российской Федерации

(наименование должности представителя нанимателя

либо лица, уполномоченного нанимателем)

(подпись) (фамилия, инициалы)

от «___»_________ 201_ г.

Должностной регламент секретаря-референта

(указать наименование отдела и департамента)

I. Общие положения

1. Должность федеральной государственной гражданской службы (далее — гражданская служба) секретаря-референта (указать наименование отдела и департамента) Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее — секретарь-референт) относится к старшей группе должностей гражданской службы категории «специалисты».

Регистрационный номер (код) должности — 12-3-4-027.

2. Назначение на должность секретаря-референта и освобождение от должности осуществляется в установленном порядке приказом Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее — МИД России).

Секретарь-референт непосредственно подчиняется начальнику отдела (указать наименование отдела и департамента).

[1]

II. Квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, образованию, стажу гражданской службы (стажу государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности

3. Для замещения должности секретаря-референта устанавливаются следующие требования:

а) наличие высшего образования;*

III. Должностные обязанности, права и ответственность

4. В перечень должностных обязанностей секретаря-референта входит:

(Перечислить должностные обязанности секретаря-референта).

5. Основные права и обязанности секретаря-референта, а также ограничения, запреты и требования, связанные с гражданской службой и особенностями прохождения гражданской службы в системе МИД России, которые установлены в его отношении, предусмотрены статьями 14-18 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Федеральный закон о гражданской службе) и статьями 4, 5, 8 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 205-ФЗ «Об особенностях прохождения федеральной государственной гражданской службы в системе Министерства иностранных дел Российской Федерации».

6. Секретарь-референт осуществляет иные права и исполняет обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, приказами (распоряжениями) МИД России, поручениями Министра иностранных дел Российской Федерации и его заместителей, поручениями директора Департамента (указать наименование департамента) и его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей), поручениями начальника отдела (указать наименование отдела и департамента).

7. Секретарь-референт за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей может быть привлечен к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

IV. Перечень вопросов, по которым секретарь-референт вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения

8. При исполнении служебных обязанностей секретарь-референт вправе самостоятельно принимать решения по вопросам:

(Перечислить вопросы, по которым секретарь-референт вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения).

9. При исполнении служебных обязанностей секретарь-референт обязан самостоятельно принимать решения по вопросам:

(Перечислить вопросы, по которым секретарь-референт обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения).

V. Перечень вопросов, по которым секретарь-референт вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

10. Секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией вправе участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов:

(Перечислить виды проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений, в подготовке которых вправе участвовать секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией).

11. Секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией обязан участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов:

положений об отделе и (или) департаменте;

графика отпусков гражданских служащих департамента;

иных актов по поручению непосредственного руководителя и руководства МИД России.

VI. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

12. В соответствии со своими должностными обязанностями секретарь- референт принимает решения в сроки, установленные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

VII. Порядок служебного взаимодействия

13. Взаимодействие секретаря-референта с гражданскими служащими МИД России, гражданскими служащими иных государственных органов, а также с другими гражданами и организациями строится в рамках деловых отношений на основе общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. N 885 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 33, ст. 3196; 2007, N 13, ст. 1531; 2009, N 29, ст. 3658), и требований к служебному поведению, установленных статьей 18 Федерального закона о гражданской службе, а также в соответствии с иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и МИД России.

VIII. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом МИД России

14. Указать полный перечень оказываемых государственных услуг либо сделать запись, что государственные услуги не оказываются.

IX. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности

15. Эффективность профессиональной служебной деятельности секретарь-референт оценивается по следующим показателям:

выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;

своевременности и оперативности выполнения поручений;

качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, юридически грамотному составлению документа, отсутствию стилистических и грамматических ошибок);

профессиональной компетентности (знанию законодательных, нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);

способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

осознанию ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений.

Фамилия, имя, отчество

Дата и роспись в ознакомлении с должностным регламентом и в получении его копии

Дата и номер приказа о назначении на должность

Дата и номер приказа об освобождении от должности

* В случае если федеральный государственный гражданский служащий (далее — гражданский служащий), замещающий должность секретаря-референта, входит в состав контрактной службы МИД России, то в его должностной регламент дополнительно включаются следующие требования к образованию: наличие профессионального образования или дополнительного профессионального образования в сфере размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказания услуг для государственных и муниципальных нужд.

Читайте так же:  Нужен ли патент для снг несовершеннолетний достигший 18 лет

** В случае если в должностные обязанности гражданского служащего, замещающего должность секретаря- референта, входят функции по созданию, развитию и администрированию информационных систем в центральном аппарате МИД России, а также использование программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию государственных функций, то в его должностной регламент дополнительно включаются следующие профессиональные знания: систем взаимодействия с гражданами и организациями; учетных систем, обеспечивающих поддержку выполнения федеральными государственными органами основных задач и функций; систем межведомственного взаимодействия; систем управления государственными информационными ресурсами, информационно-аналитических систем, обеспечивающих сбор, обработку, хранение и анализ данных; систем управления электронными архивами, систем информационной безопасности, систем управления эксплуатацией.

*** В случае если в должностные обязанности гражданского служащего, замещающего должность секретаря-референта, входят функции по созданию, развитию и администрированию информационных систем в центральном аппарате МИД России, а также использование программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию государственных функций, то в его должностной регламент дополнительно включаются следующие профессиональные навыки: работы с системами взаимодействия с гражданами и организациями, с системами межведомственного взаимодействия, с системами управления государственными информационными ресурсами, с информационно-аналитическими системами, обеспечивающими сбор, обработку, хранение и анализ данных, с системами управления электронными архивами, с системами информационной безопасности, с системами управления эксплуатацией.

Критерии аоказатели эффективности труда секретаря

Показатели эффективности работы секретаря

В начале отчетного периода (чаще всего это полугодие) необходимо сформулировать задачи, выполнение которых ожидается от корпоративного секретаря. Общая сумма баллов, полученных сотрудником, может свидетельствовать о достаточно высокой результативности его труда, но при этом работнику и его руководителю будет понятно, над совершенствованием каких способностей необходимо работать. Итогом является определение степени эффективности труда. При проведении оценки руководитель или иные лица собирают информацию о том, насколько работник выполняет делегированные ему обязанности, а затем осуществляют обратную связь.

Оценка преследует несколько целей: рсГR⌡WАzU⌠U Аh,8z╓]|ш Z╨√7╙CRЙЫ╬┼Удщ┘╜╔у╔жBЙ╛√i▌▀■Н1;wя_LВ░╬нУр▌@4лA-╕Т|Lц╚_чТ∙│ППyK#UOle╫N⌡⌠VE╚саы┴ч╫Y╡OЁ1zt3▓╟⌡Aо≤╓r6ы

Критерии эффективности секретаря

Как правило, оценка деятельности корпоративного секретаря проводится в несколько этапов. В начале отчетного периода (чаще всего это полугодие) необходимо сформулировать задачи, выполнение которых ожидается от корпоративного секретаря. Итогом является определение степени эффективности труда.

При проведении оценки руководитель или иные лица собирают информацию о том, насколько работник выполняет делегированные ему обязанности, а затем осуществляют обратную связь.

  • от 0 до 50% — неудовлетворительно;
  • от 50 до 75% — ниже ожиданий;
  • от 75 до 100% — соответствует ожиданиям;
  • от 100 до 125% — выше ожиданий.

Генеральный директор как административный руководитель корпоративного секретаря определяет лиц, которые будут проводить оценку его деятельности в данном отчетном периоде.

Оценка деятельности корпоративного секретаря

Назначение корпоративного секретаря, как правило, относится к компетенции совета директоров. С другой стороны, в подавляющем большинстве крупных компаний корпоративный секретарь является работником общества, а значит, подчиняется его единоличному исполнительному органу (генеральному директору, президенту).

Но КАК ОЦЕНИВАТЬ работу корпоративного секретаря, какими инструментами пользоваться? Приведем в качестве примера некоторые КПЭ, которые могут быть поставлены корпоративному секретарю: Свои КПЭ корпоративный секретарь обсуждает и согласовывает

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Обеспечить административную и организационную поддержку руководителя Своевременность и качество исполнения поставленных задач Обеспечить подготовку, корректирование документов, контроль исполнения документов и поручений Отсутствие замечаний по корректности подготовленных документов Отсутствие просрочки отчетов по контрольным документам Своевременность подписания и согласования бумажных и электронных документов Формировать единое информационное пространство Отсутствие замечаний и нареканий к качеству информационной поддержки сотрудников и формированию рассылок Оформлять документы для командировок руководителя и представительских расходов Своевременность оформления документов для командировки Отсутствие замечаний по оформлению отчетных документов для бухгалтерии Своевременность подготовки аналитической информации для подразделений Предоставление в установленные сроки информации и отчетности подразделений Выполнять решения коллегиальных органов Отсутствие замечаний по выполнению решений коллегиальных органов

Критерии и показатели качества и результативности труда секретаря за 2008-2009 учебный год моу средней общеобразовательной школы №1 щмр мо на 2009-2010 учебный год

«О выплатах стимулирующего характера заместителям руководителя и другим специалистам» Критерии и показатели качества и результативности труда секретаря МОУ средней общеобразовательной школы №1 ЩМР МО на 2009-2010 учебный год Высокая эффективность работы по обеспечению обслуживания деятельности руководителя учреждения или его подразделений Использование в работе программ Microsoft Word, Excel и др.

Отсутствие случаев несвоевременного выполнения заданий руководителя в установленные сроки Отсутствие ошибок при составлении писем и др.

Критерий эффективности труда секретаря

знание иностранного языка; знание международного этикета; знание основ психологии руководства и подчинения; знание основ конфликтологии; знание особенностей невербального поведения.

Критерии и показатели качества и результативности труда секретаря за 2008-2009 учебный год моу средней общеобразовательной школы №1 щмр мо на 2009-2010 учебный год Критерии и показатели качества и результативности труда секретаря за 2008-2009 учебный год моу средней общеобразовательной школы №1 щмр мо на 2009-2010 учебный год

«О выплатах стимулирующего характера заместителям руководителя и другим специалистам»

Критерии и показатели качества и результативности труда секретаря МОУ средней общеобразовательной школы №1 ЩМР МО на 2009-2010 учебный год Высокая эффективность работы по обеспечению обслуживания деятельности руководителя учреждения или его подразделений Использование в работе программ Microsoft Word, Excel и др.

Отсутствие случаев несвоевременного выполнения заданий руководителя в установленные сроки Отсутствие ошибок при составлении писем и др. Отсутствие жалоб от посетителей на работу секретаря-машинистки Отсутствие замечаний на ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой Максимально возможное количество баллов по всем критериям

1500 статей о HR

описываем критерии. Можно давать описание только самого критерия или же применительно к шкале оценки; 5.

Читайте так же:  Размер пошлины за регистрацию автомобиля

группируем и делаем ранжирование критериев (то есть определяем вес факторов, влияющих на результат деятельности).

В нашем примере это будут продавец-кассир и продавец-консультант. Определение важности критериев для торгового персонала Качество выполняемых работ Умение контролировать эмоции Умение расставлять приоритеты Умение решать сложные ситуации Описываем критерии.

Критерии аоказатели эффективности труда секретаря

Художественные стили в Западной Европе и России Культурология 15008 66 Числова Е., Родина Т.В.

Функция. График функции. Преобразование графиков Высшая математика 3548 67 Штенников Д.Г., Борисик А.Л., Зинчик А.А. Измерение результативности работы HR – департамента.

Например, регламент секретариата. Это название – «Регламент секретариата» – следует рассматривать как условное, или обобщенное. Контроль организации работы коллегиальных органов:

  • эффективность координации работы органов управления (взаимодействие с крупными акционерами и членами органов управления; контроль реализации акционерами своих прав, обеспечение эффективной системы взаимодействия членов органов управления и менеджмента компании);
  • эффективность системы корпоративного управления (информационные доклады членам органов управления, анализ изменений действующего законодательства и лучших практик, проведение мероприятий по защите инсайдерской информации, взаимодействие с внешним профессиональным сообществом).

Компьютерные сети и Интернет.

Практикум Информатика 15922 14 Дульнев Г.Н.

Механика жидкостей и газов Механика жидкостей и газов 12218 15 Дульнев Г.Н., Ипатов А.П., Агеев И.Л. Синергетика Синергетика 12752 16 Зверев В.А., Журова С.А. Такой метод оценки получил на западе название Key Performance Indicators («Ключевые показатели личной эффективности»), или метод KPI.

Показатель эффективности секретаря референта

Совершенствование работы секретаря

А.Я. Кибанова. — М.: ИНФРА-М, 1998.- 325с.

_i_kachestva_sekretarya.html (дата обращения 15.04.2010).

Деловые и личные качества секретаря-референта

Сохранение и поиск файла в Word’е На случай, если вам трудно найти сохраненный документ. Word предлагает специальные инструменты, позволяющие сортировать и искать файлы различными способами, пользуясь такими свойствами файла, как его местоположение, автор, дата создания, содержимое и другое.

Сделав что-нибудь стоящее со своим документом, вы обязательно должны сохранить его в файле на диске.

Оценка деятельности корпоративного секретаря

Приведем в качестве примера некоторые КПЭ, которые могут быть поставлены корпоративному секретарю: Свои КПЭ корпоративный секретарь обсуждает и согласовывает у генерального директора общества как своего работодателя и административного руководителя.

Проект Кодекса корпоративного управления рекомендует оценку работы корпоративного секретаря и утверждение отчетов о его работе отнести учредительными документами общества к компетенции совета директоров. Итак, КПЭ сформулированы и зафиксированы в системе.

  1. от 100 до 125% — выше ожиданий.
  2. от 50 до 75% — ниже ожиданий;
  3. от 0 до 50% — неудовлетворительно;
  4. от 75 до 100% — соответствует ожиданиям;

По окончании процедуры оценки всеми оценивающими лицами подсчитывается итоговая оценка корпоративного

Электронная библиотека

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессионализма секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности.

Прием посетителей можно условно разделить на следующие виды: · прием сотрудников по текущим вопросам; · прием сотрудников по личным вопросам; · прием посетителей из сторонних организаций;

Оценка Секретаря и Секретариата

Милые девушки (а иногда и парни) на ресепшене, как хочется: И именно по этим пунктам мы и составим анкету оценки клиентоориентированности Секретариата. Рис. 1. Анкета оценки Секретариата.

Клиентоориентированность Доступ к сводной оценке удовлетворенности работой Секретариата обязательно предоставляем руководителю-оценщику.

Рис. 2. Анализ удовлетворенности Коммерческого департамента уровнем услуг, предоставляемых Секретариатом Теперь не будут забыты ни обиды на оцениваемое подразделение, ни заслуги сотрудников.

Каждая компания на свое усмотрение определяет руководителя, который должен координировать и отвечать за результативность деятельности Секретариата. Доступ к консолидированной оценке клиентоориентированности подразделения необходимо предоставить соответствующему руководителю.

Распределение ответственности за исполнение показателей позволяет сформировать бонусные карты.

Рис. 5. Секретариат. Бонусная карта Офис-менеджера.

Показатели клиентоориентированности Внимание! На последнем рисунке приведена неполная бонусная карта!

Отражены только показатели оценки клиентоориентированности!

Подборка и принцип расчета kpi по прочим перспективам приведены в других разделах (см. “Оценка персонала обслуживающих подразделений“).

Ваш электронный адрес не будет опубликован. Обязательные для заполнения поля выделены Вы должны войти в систему чтобы оставить комментарий.

Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления

Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом.

Должностная инструкция секретаря-референта

Видео (кликните для воспроизведения).

Во время отсутствия руководителя Общества (командировка, отпуск и пр.) в оперативной работе исполняет распоряжения офис-менеджера Общества, и при необходимости, согласовывает свои действия с руководителем по телефону.

2.1. На секретаря возлагаются следующие функции: · организационно-техническое обеспечение и обслуживание работы генерального директора Общества; · информационно-справочное и документационное обеспечение административно-распорядительной деятельности генерального директора и руководства Общества; 3. Должностные обязанности 3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 3.3. Ведет делопроизводство руководителя, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Эффективность труда и качества секретаря

Н.И.Архипова, проф., О.Л.Седова, доц. РГГУ Эффективность труда секретаря характеризует результативность его трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда.

Эффективность труда секретаря во многом зависит от знаний, навыков, способностей конкретного человека.

Не обсуждая спорность некоторых характеристик (например, красивая внешность, опыт работы в профкоме), отметим что применение типовой модели на практике не всегда осуществимо. Как определить, какими необходимыми качествами должен обладать секретарь конкретной организации, чтобы его работа была эффективной?

Может быть рекомендован следующий порядок определения требований к секретарю в конкретной организации. Описание должности (рабочего места) — всесторонняя информация о требованиях, нагрузках и содержании работы (4).

Показатель эффективности секретаря референта

Взаимодействие с акционерами, членами совета директоров и высшим менеджментом: УТВЕРЖДАЮ» Генеральный директор ФИО « » 20 г.

Должностная инструкция секретаря-референта « » 20 г. № 1. Общие положения 1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

  • эффективность координации работы органов управления (взаимодействие с крупными акционерами и членами органов управления; контроль реализации акционерами своих прав, обеспечение эффективной системы взаимодействия членов органов управления и менеджмента компании);
  • эффективность системы корпоративного управления (информационные доклады членам органов управления, анализ изменений действующего законодательства и лучших практик, проведение мероприятий по защите инсайдерской информации, взаимодействие с внешним профессиональным сообществом).
Читайте так же:  Сейчас можно ставить машину на газон

Если в поведении посетителя обнаружится что-либо подозрительное, необходимо оповестить охрану по телефону. Во время беседы посетитель не должен видеть экран монитора ПК, за которым работает секретарь. Секретарь не должен оставлять документы в местах, доступных посетителям, даже если их содержание не является конфиденциальным.

На рабочем столе такие документы необходимо переворачивать или прикрывать сверху. Если сотрудник, который должен принять посетителя, по какой-то причине задерживается, секретарю необходимо объяснить причину задержки и показать место для ожидания в холле. Секретарь должен предложить посетителю журналы, газеты, чай, кофе или воду.

По правилам хорошего тона, если посетитель отказался от угощения, необходимо повторить свое предложение через 5–7 мин.

  • Новые поступления
  • Простой поиск
  • Расширенный поиск
  • Помощь
  • Авторы
  • Издательства
  • Серии
  • Тезаурус (Рубрики)

Личный кабинет : Электронный каталог: Юрасов И. — Ключевые показатели эффективности работы секретаря-референта Юрасов И. Ключевые показатели эффективности работы секретаря-референта Нет экз.

Статья Автор: Юрасов И.Секретарское дело: Ключевые показатели эффективности работы секретаря-референтаб.г.ISBN отсутствует На полку Статья Юрасов, И.Ключевые показатели эффективности работы секретаря-референта / И.

Передача такого опыта у нас, как правило, осуществляется «из рук в руки», от одного работника другому, однако это, хотя и вполне оправдавший себя способ передачи знаний, но не настолько надежный, чтобы гарантировать безупречную организацию работы. Очевидно, именно поэтому многие компании, особенно коммерческие, вводят у себя новые документы, регламентирующие труд отдельных категорий работников, в том числе такие, которые ранее в практике не применялись. Например, регламент секретариата.

Оценка Секретаря и Секретариата

Милые девушки (а иногда и парни) на ресепшене, как хочется:

  • чтобы наши контрагенты до нас всегда дозванивались (перспектива “Процессы”) и получали нужную им информацию или их переключали туда, куда они просят (Клиентоориентированность)
  • чтобы документы, оставленные на ресепшене не погибали, а своевременно находили адресата
  • чтобы мелкие просьбы, с которыми мы к вам обращаемся, не оставались без ответной положительной реакции
  • чтобы переговорные комнаты всегда были готовы к проведению совещаний
  • чтобы своевременно заказывались обеды и канцелярские принадлежности (или что-то еще – в каждой компании свое)

И именно по этим пунктам мы и составим анкету оценки клиентоориентированности Секретариата.

Рис. 1. Анкета оценки Секретариата. Клиентоориентированность

Доступ к сводной оценке удовлетворенности работой Секретариата обязательно предоставляем руководителю-оценщику.

Рис. 2. Анализ удовлетворенности Коммерческого департамента уровнем услуг, предоставляемых Секретариатом

Теперь не будут забыты ни обиды на оцениваемое подразделение, ни заслуги сотрудников.

Руководитель Секретариата. Оценка Секретаря и Офис-менеджера

Каждая компания на свое усмотрение определяет руководителя, который должен координировать и отвечать за результативность деятельности Секретариата.

Доступ к консолидированной оценке клиентоориентированности подразделения необходимо предоставить соответствующему руководителю.

Рис. 3. Анализ оценок деятельности Секретариата. Клиентоориентированность

И именно этот руководитель сможет распределить ответственность за исполнение показателей оценки эффективности, а при необходимости заполнить дополнительные карты оценки деятельности, которые позволят максимально точно оценить работу каждого сотрудника.

Рис. 4. Оценка персонала Секретариата. Распределение ответственности за исполнение показателей.

Распределение ответственности за исполнение показателей позволяет сформировать бонусные карты.

Рис. 5. Секретариат. Бонусная карта Офис-менеджера. Показатели клиентоориентированности

Внимание! На последнем рисунке приведена неполная бонусная карта! Отражены только показатели оценки клиентоориентированности! Подборка и принцип расчета kpi по прочим перспективам приведены в других разделах (см. “Оценка персонала обслуживающих подразделений“).

Оставить комментарий

Ваш электронный адрес не будет опубликован. Обязательные для заполнения поля выделены

[2]

Вы должны войти в систему чтобы оставить комментарий.

Приложение N 20. Должностной регламент секретаря-референта

Приложение N 20
к приказу МИД России
от 21 сентября 2015 г. N 18150

Примерный должностной регламент
федерального государственного гражданского служащего дипломатического представительства и консульского учреждения Российской Федерации

(указать наименование должности руководителя дипломатического

представительства Российской Федерации в государстве

Российской Федерации в городе и государстве пребывания**)

от «___»_________ 201_ г.

Должностной регламент
секретаря-референта
__________________________________________________________________ (указать наименование дипломатического представительства

Российской Федерации/консульского учреждения Российской Федерации)

I. Общие положения

1. Должность федеральной государственной гражданской службы (далее — гражданская служба) секретаря-референта (указать наименование дипломатического представительства Российской Федерации/консульского учреждения Российской Федерации) (далее — секретарь-референт, загранучреждение соответственно) относится к старшей группе должностей гражданской службы категории «специалисты».

Регистрационный номер (код) должности — 12-3-4-057.

2. Назначение на должность секретаря-референта и освобождение от должности осуществляется директором Департамента кадров Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее — МИД России).

Секретарь-референт непосредственно подчиняется (указать должность в соответствии с установленным руководителем загранучреждения распределением обязанностей между федеральными государственными гражданскими служащими (далее — гражданские служащие) загранучреждения).

II. Квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, образованию, стажу гражданской службы (стажу государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности

3. Для замещения должности секретаря-референта устанавливаются следующие требования:

а) наличие высшего образования;

III. Должностные обязанности, права и ответственность

4. В перечень должностных обязанностей секретаря-референта входит:

(Перечислить должностные обязанности секретаря-референта).

5. Основные права и обязанности секретаря-референта, а также ограничения, запреты и требования, связанные с гражданской службой и особенностями прохождения гражданской службы в системе МИД России, которые установлены в его отношении, предусмотрены статьями 14-18 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Федеральный закон о гражданской службе) и статьями 4-6 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 205-ФЗ «Об особенностях прохождения федеральной государственной гражданской службы в системе Министерства иностранных дел Российской Федерации».

6. Секретарь-референт осуществляет иные права и исполняет обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, приказами (распоряжениями) МИД России и поручениями Министра иностранных дел Российской Федерации и его заместителей (в соответствии с распределением обязанностей), поручениями руководителя загранучреждения и (указать должность в соответствии с установленным руководителем загранучреждения распределением обязанностей между гражданскими служащими загранучреждения).

[3]

7. Секретарь-референт за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей может быть привлечен к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Читайте так же:  Хозяйственные общества публичные и непубличные

IV. Перечень вопросов, по которым секретарь-референт вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения

8. При исполнении служебных обязанностей секретарь-референт вправе самостоятельно принимать решения по вопросам:

(Перечислить вопросы, по которым секретарь-референт вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения).

9. При исполнении служебных обязанностей секретарь-референт обязан самостоятельно принимать решения по вопросам:

(Перечислить вопросы, по которым секретарь-референт обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения).

V. Перечень вопросов, по которым секретарь-референт вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

10. Секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией вправе участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов:

(Перечислить виды проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений, в подготовке которых вправе участвовать секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией).

11. Секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией обязан участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов:

(Перечислить виды проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений, в подготовке которых обязан участвовать секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией).

VI. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

12. В соответствии со своими должностными обязанностями секретарь-референт принимает решения в сроки, установленные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

VII. Порядок служебного взаимодействия

13. Взаимодействие секретаря-референта с гражданскими служащими МИД России, гражданскими служащими иных государственных органов, а также с другими гражданами и организациями строится в рамках деловых отношений на основе общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. N 885 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 33, ст. 3196; 2007, N 13, ст. 1531; 2009; N 29, ст. 3658), и требований к служебному поведению, установленных статьей 18 Федерального закона о гражданской службе, а также в соответствии с иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и МИД России.

VIII. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом МИД России

14. Указать полный перечень оказываемых государственных услуг либо сделать запись, что государственные услуги не оказываются.

IX. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности

15. Эффективность профессиональной служебной деятельности секретаря-референта оценивается по следующим показателям:

выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;

своевременности и оперативности выполнения поручений;

качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, юридически грамотному составлению документа, отсутствию стилистических и грамматических ошибок);

профессиональной компетентности (знанию законодательных, нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);

способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

творческому подходу к решению поставленных задач, активности и инициативе в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

осознанию ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений.

Фамилия, имя, отчество

Дата и роспись в ознакомлении с должностным регламентом и в получении его копии

Дата и номер приказа о назначении на должность

Дата и номер приказа об освобождении от должности

Показатель эффективности секретаря референта

Деловые и личные качества секретаря-референта

способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей. Внешний вид секретаря-референта должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки. К личным качествам секретаря-референта следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний референта.

Деловые и личные качества, при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Раздел II.

Показатель эффективности секретаря референта

— Ключевые показатели эффективности работы секретаря-референта Юрасов И.

Очевидно, именно поэтому многие компании, особенно коммерческие, вводят у себя новые документы, регламентирующие труд отдельных категорий работников, в том числе такие, которые ранее в практике не применялись. Например, регламент секретариата.

При исполнении служебных обязанностей секретарь-референт обязан самостоятельно принимать решения по вопросам: (Перечислить вопросы, по которым секретарь-референт обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения).

V. Перечень вопросов, по которым секретарь-референт вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений 10. Секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией вправе участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов: (Перечислить виды проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений, в подготовке которых вправе участвовать секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией).

11. Секретарь-референт в соответствии со своей компетенцией обязан участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов: положений об отделе и (или) департаменте; графика отпусков гражданских служащих департамента; иных актов по поручению непосредственного руководителя и руководства МИД России. VI.

Анализ деятельности секретаря-референта

Основные функции секретаря МУК «Межпоселенческая централизованная библиотечная система» зафиксированы в должностной инструкции (прил.1).

Основной вид работы, обеспечивающий систематизацию документов делопроизводство — составление номенклатуры дел. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на МУК «МЦБС» с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации.

Читайте так же:  Заявление на единоразовое пособие при рождении ребенка образец

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации. Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов.

Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности: — название вида документа (приказ); — дата (период), к которому относятся документы дела; — слова «копии», если дело сформировано из копий документов.

Условно обязанности секретаря МУК «МЦБС» можно поделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию.

Оценка деятельности корпоративного секретаря

Назначение корпоративного секретаря, как правило, относится к компетенции совета директоров.

С другой стороны, в подавляющем большинстве крупных компаний корпоративный секретарь является работником общества, а значит, подчиняется его единоличному исполнительному органу (генеральному директору, президенту). Но КАК ОЦЕНИВАТЬ работу корпоративного секретаря, какими инструментами пользоваться? Приведем в качестве примера некоторые КПЭ, которые могут быть поставлены корпоративному секретарю: Свои КПЭ корпоративный секретарь обсуждает и согласовывает

Организация работы секретаря-референта

В большинстве случаев он выполняет следующие функции: · обеспечивает порядок в приемной во время приема (регулирует очередность, подбирает по требованию руководителя необходимые документы, приглашает работников аппарата и т.д.); · при необходимости ведет запись беседы руководителя с лицом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.

В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются.

Электронная библиотека

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессионализма секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности.

· Единая номенклатура должностей служащих; · Классификационный справочник должностей служащих; · Государственная система документационного обеспечения управления; При характеристике секретарской деятельности, в первую очередь, акцент сделан на документы организационно-методической направленности – должностных инструкциях. Должностная инструкция секретаря включает в себя следующие разделы: · профессиональные навыки – высокий уровень базового образования, знание компьютера, хорошее знание русского языка, грамотная машинопись, знание офисного оборудования; · организаторские качества – способность выполнять одновременно сразу несколько заданий, рационально вести делопроизводство; · ответственность и надежность – умение нести ответственность за задачи, поставленные руководителем: · инициативность и творчество – умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий; · пунктуальность, исполнительность – своевременное и точное исполнение поручений и документов; · коммуникабельность – умение легко устанавливать контакты с людьми; · внешний вид – гармоничное сочетание привлекательности и строгого стиля одежды; · любознательность, новаторство – желание повышать уровень профессиональных знаний.

Правильно организованный прием посетителей на предприятии – гарантия успешного решения самых разнообразных вопросов производственного, коммерческого и личного характера. Прием посетителей можно условно разделить на следующие виды: · прием сотрудников по текущим вопросам; · прием сотрудников по личным вопросам; · прием посетителей из сторонних организаций;

Совершенствование работы секретаря

Умение быстро переключаться с одного вида работы на другой, умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок Стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя Вежливость и отзывчивость необходимы для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело Для того чтобы определить, какими необходимыми качествами должен обладать секретарь конкретной организации, чтобы его работа была эффективной, может быть рекомендован следующий порядок определения требований к секретарю в конкретной организации. Описание должности (рабочего места) — всесторонняя информация о требованиях, нагрузках и содержании работы Управление персоналом: Энциклопедический словарь / Под ред.

Электронная библиотека

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессионализма секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности.

Видео (кликните для воспроизведения).

· Единая номенклатура должностей служащих; · Классификационный справочник должностей служащих; · Государственная система документационного обеспечения управления; При характеристике секретарской деятельности, в первую очередь, акцент сделан на документы организационно-методической направленности – должностных инструкциях. Должностная инструкция секретаря включает в себя следующие разделы: · профессиональные навыки – высокий уровень базового образования, знание компьютера, хорошее знание русского языка, грамотная машинопись, знание офисного оборудования; · организаторские качества – способность выполнять одновременно сразу несколько заданий, рационально вести делопроизводство; · ответственность и надежность – умение нести ответственность за задачи, поставленные руководителем: · инициативность и творчество – умение принимать самостоятельные решения в рамках своих полномочий; · пунктуальность, исполнительность – своевременное и точное исполнение поручений и документов; · коммуникабельность – умение легко устанавливать контакты с людьми; · внешний вид – гармоничное сочетание привлекательности и строгого стиля одежды; · любознательность, новаторство – желание повышать уровень профессиональных знаний.

Источники


  1. История государства и права России; АСТ, Сова, ВКТ — Москва, 2009. — 395 c.

  2. 20 лет Конституции Российской Федерации. Актуальные проблемы юридической науки и правоприменения в условиях совершенствования российского законодательства. Четвертый пермский международный конгресс ученых-юристов. — М.: Статут, 2014. — 368 c.

  3. Рогожин Н. А. Арбитражный процесс; Юстицинформ — Москва, 2012. — 240 c.
  4. Мурадьян, Э. М. Ходатайства, заявления и жалобы (обращения в суд) / Э.М. Мурадьян. — М.: Юридический центр Пресс, 2015. — 446 c.
Показатель эффективности секретаря референта
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here