Кто выдает дубликат трудовой книжки при утере

Самые важные аспекты в статье: "Кто выдает дубликат трудовой книжки при утере". Здесь полностью описана тематика и информация предоставлена в удобном виде. В любой момент можно задать вопрос дежурному юристу.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

  • Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
  • Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
  • Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
  • Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
  • Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

  • персональные данные о гражданине;
  • информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
  • сведения о наградах, переводах, увольнениях;
  • ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

  • номер записи (по порядку);
  • день поступления в организацию;
  • наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
  • указание основания для записи в графе 3 (о приеме).
Читайте так же:  Выписка из бти на квартиру в мфц

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

  • бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
  • неправильно заполнен бланк (титульный лист);
  • предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Порядок действий при утере трудовой книжки

Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.

Потеря трудовой книжки сотрудником

Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.

Порядок действий

Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

  • Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
  • Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
  • Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.
  • Справка из ПФР.

Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.

ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.

ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.

Восстановление книжки через ПФР

Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:

  1. Составление заявления о восстановлении ТК.
  2. Подача заявления лично или заказным письмом.
  3. Через 10 дней ПФР отправляет ответ, в котором указывается период работы сотрудника, его стаж и компании, в которых работал человек.

ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.

Восстановление через государственный архив

Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:

  1. Предыдущие места работы закрыты.
  2. В ПФР отсутствует требуемая информация.

Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.

ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.

Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?

Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.

Потеря документа работодателем

Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:

  • сотрудники других отделов;
  • участники профсоюза;
  • представители исполнительной власти.
Читайте так же:  Заявление в полицию порча общественного имущества

Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.

В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.

ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.

Действия сотрудника

Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:

  • Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
  • Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.

Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.

ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

КонсультантПлюс:Форумы

Страницы: 1

#1 27.06.2008 14:43:46

Дубликат трудовой книжки

Еще один интересный вопрос созрел.

Бывают в жизни ситуации когда работник теряет свою трудовую.

Согласно п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225):

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Вместе с тем, согласно ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ:

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Таким образом, работник может либо обратиться по прежнему месту работы с заявлением о выдаче дубликата, либо по новому месту работы — с заявлением о выдаче новой трудовой книжки.
Второй вариант менее предпочтителен и прибегать к нему следует только в крайних случаях , т.к. согласно ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ:

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

А вот теперь представим себе ситуацию, что работник работал за всю жизнь в 5-ти (10-ти, 20-ти и тп.) местах, все эти организации ликвидированы. Получается что он не имеет возможности получить дубликат! Конечно, на работу его трудоустроят (заведут новый трудовик), но как подтвердить стаж (этих организаций нет, документацию в архивы они не сдавали, т.е. никаких справок получить невозможно)?

В общем, вопрос такой: как получить дубликат трудовой книжки, если все организации в которых работал гражданин ликвидированы?

#2 27.06.2008 15:04:15

Re: Дубликат трудовой книжки

Если есть копия трудовой книжки заверенная кадровой службой или без заверения таковой, но только с согласия кадровика новой работы то можно и по копии восстановить документ. Но согласие обязательно, так как копия документа, подлинник которого утерян, утрачивает юридическую силу. Ну а если нотариальная копия то все путем.

Да еще остается трудовые договора. в 90е годы их тоже заключали и справки выдавали о зарплате (не помню как правильно назывались).

#3 27.06.2008 15:28:46

Re: Дубликат трудовой книжки

Если есть копия трудовой книжки заверенная кадровой службой или без заверения таковой, но только с согласия кадровика новой работы то можно и по копии восстановить документ.

А вот здесь хотелось бы поподробнее узнать — каким нпа предусмотрена такая возможность?

#4 27.06.2008 15:43:57

Re: Дубликат трудовой книжки

Если есть копия трудовой книжки заверенная кадровой службой или без заверения таковой, но только с согласия кадровика новой работы то можно и по копии восстановить документ.

А вот здесь хотелось бы поподробнее узнать — каким нпа предусмотрена такая возможность?

Видео (кликните для воспроизведения).

Юрик, а как Вы думаете если такой НПА или нет. конечно нет. ПО ДОГОВОРЕННОСТИ

.

#5 28.06.2008 20:29:32

Re: Дубликат трудовой книжки

По договоренности кадровик с новой работы еще 10-к работ укажет.
Не думаю что выданный таким образом дубликат будет обладать юридической силой.

#6 30.06.2008 11:36:21

Re: Дубликат трудовой книжки

«ГроссМедиа», 2008
«РОСБУХ», 2008

КАДРОВАЯ СЛУЖБА ПРЕДПРИЯТИЯ: СПРАВОЧНИК

Раздел 1. ПОСТАТЕЙНЫЙ ОБЗОР ИЗМЕНЕНИЙ К ТРУДОВОМУ КОДЕКСУ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

3.3.1.3. Выдача дубликата в связи с утратой трудовой
книжки работником

Ну, и на лицевой стороне проставляется слово «Дубликат»

Это, как говорится, теория.
На практике, я думаю, мало кто успеет за 15 дней собрать все справки о предыдущих местах работы.
Поэтому, я думаю, что можно в данную запись включить стаж из соответствующей графы Т-2 Личная карточка работника. Она обязательно заполняется кадровиком при приеме работника на основании трудовой книжки. Значит, у кадровика по предыдущему месту работы имеются действительные данные о стаже.
А потом уже пусть работник собирает справочки, чтобы к пенсии иметь все документы.
Тем, кто родился после 1967 г., я считаю, вообще повезло, потому что их взносы персонифицированны!
А также на всех работающих в 2002 году сдавались СЗВ-К, также подтверждающие стаж работника до 2000 года. Один экземпляр должен быть на руках у работника. Если нет — надо взять!
Т.е., все данные о стаже УЖЕ имеются в ПФР. А все эти справки — пустая бюрократия, портящая нервы.

[2]

Да, кстати, где-то читала, что копия трудовой книжки не является документом и на ее основании нельзя вносить данные о стаже, даже если она нотариально заверена. По-моему, также бред.

Читайте так же:  Отпуск по уходу за ребенком пенсионеру

#7 30.06.2008 14:02:49

Re: Дубликат трудовой книжки

Она обязательно заполняется кадровиком при приеме работника на основании трудовой книжки. Значит, у кадровика по предыдущему месту работы имеются действительные данные о стаже.

KateK, это все понятно. Сложности возникают когда прежнего места работы уже нет.
Представьте, у работника есть все справки, подтверждающие стаж и прежние места работы, есть копия трудовой (нотариально заверенная), но ему просто некуда подать все эти документы, т.к. все предыдущие фирмы уже ликвидированы.
Конечно я несколько утрировал ситуацию и довел ее до некоторого абсурда, но с подобием сталкивался, отсюда и родился вопрос.

Т.е., все данные о стаже УЖЕ имеются в ПФР.

Да, кстати, где-то читала, что копия трудовой книжки не является документом и на ее основании нельзя вносить данные о стаже, даже если она нотариально заверена. По-моему, также бред.

И все данные есть в ПФР. Но вот недавно к нам обратилась женьщина в отдел кадров с просьбой подтвердить ее стаж. В ПФР ей отказали засчитать этот стаж, поскольку . печать местами нечитаема. А мы не можем ей подтвердить, т.к. у нас архив только более позднего периода (да мы и фирма другая, и правопреемником не являемся). В областном архиве за ранний период тоже документов нет.
Вот и получается, что трудовая книжка есть, человек действительно работал (о чем и в ПФР знают), но по одним лишь формальным признакам ей отказывают во включении этого периода работы в стаж. Человека просто продинамили.

Вообще, знаю по опыту, в ПФР отказывают по любому пустяку и единственный способ подтвердить свой стаж — это обращение в суд (со всеми справками и свидетелями). Не все на это решаются и не все доходят до конца. А ПФР получает сверхприбыли и себе новые офисы строит.

На счет того, что книжка не является документом — это действительно бред — ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ:

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Таким образом, если есть разночтения записей в трудовой с данными из справок, то преимущественное значение имеют записи в трудовой книжке.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка — особый документ. Она крайне важна и для самих работников, и для работодателей. В ней фиксируются данные о принятии на работу и об увольнении, повышении по службе, а также сведения о наградах и иных поощрениях.

Кроме всего прочего, это документ строгой отчетности.

Но на каких основаниях человеку может потребоваться ее дубликат? И как его можно получить? Об этом и иных аспектах проблемы расскажет данная статья.

Почему возникает необходимость получения дубликата

Оформление дубликата трудовой книжки — вынужденная процедура. Иногда ее называют «восстановлением» документа, но этот термин не имеет ни юридического, ни просто логического смысла. Речь именно о создании «двойника», дубликата. Рассмотрим, каковы причины, приводящие к необходимости подобных действий:

  • потеря документа самим обладателем трудовой книжки либо работодателем;
  • умышленная или случайная порча, приведшая к тому, что записи сложно (невозможно) прочесть;
  • массовая потеря документации в результате стихийного бедствия, пожара либо иного ЧП;
  • наличие в трудовой книжке записи, признанной впоследствии неправомерной, например, о причинах или самом факте перевода или увольнения.

Если в утере или порче виновен работодатель

Выдача дубликата трудовой книжки, утраченной работодателем — явление нечастое, но все же случаются и такие казусы. Оформляясь на работу в новую организацию, на предприятие, человек отдает этот важный документ на хранение кадровикам компании или ее руководителю.

Это ответственное лицо тоже порой проявляет безответственную халатность. Если трудовая книжка пропала или серьезно пострадала по вине вышеуказанных лиц, сотрудник имеет право даже привлечь их к административной ответственности. Но главное: потребовать от виновников самим оформить дубликат, для чего им потребуется собрать все необходимые справки, выписки, копи приказов и другую информацию от прежних работодателей.
Если документ цел, но в него вкралась неточность, ошибка, работодатель или его сотрудники внесли неправомерную запись, то дубликат будет составить еще проще, перенеся старые записи из оригинала.

Если она утрачена или испорчена работником

Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он. На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.

В иных особых случаях, если документ нам потребовался, но увольняться мы не собираемся, работодатель не имеет право выдавать на руки оригинал. Только заверенную копию. Иначе, в случае утери или порчи книжки, ответственность будет и на самом работнике, и на том ответственном лице, что допустило оплошность.

Если этот документ строгой отчетности будет утрачен или серьезно испорчен по собственной невнимательности работника, то перед тем, как оформить дубликат трудовой книжки, рассеянному владельцу придется писать заявление и самому собирать все требуемые в данной ситуации подтверждающие справки.

Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.

Читайте так же:  Как получить снилс на работника из казахстана

Какие данные потребуется восстановить

Заявление об утрате трудовой и необходимости дубликата можно составить в произвольной форме. Хотя нередко организации разрабатывают собственные образцы соответствующих бланков, которые помогают быстро и четко изложить суть задачи.

[1]

Как сделать дубликат трудовой книжки, расписано в постановлении Правительства РФ № 225 от года. Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления. 2018 год не является исключением, все правила остаются в силе.

Только, требуя от руководства компании выдать вам этот документ в установленные сроки, не забывайте: если трудовую потеряли вы сами, то прежде чем оставлять заявление, соберите все нужные бумаги:

  • справки из архивов;
  • данные налоговой службы, трудовой инспекции, ПФР;
  • копии трудовых контрактов, заключенных ранее;
  • справки от предыдущих нанимателей;
  • выписки из приказов о приеме на работу и увольнении или их заверенные копии в случаях, когда это необходимо.

Как заполняется дубликат

Очень важно соблюсти все правила, как заполнить дубликат трудовой книжки. Напомним: это документ строгой отчетности, и ошибки могут свести на нет все усилия, потраченное время: ту же работу придется делать «на бис», оформляя очередной дубликат.

Первое правило: вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».

Второе: не забудьте о возможных переменах в личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек за прошедшее время мог получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Это надо учесть при внесении персональных данных.

Третье: то, о чем говорилось выше. Неважно, по чьей вине документ был утрачен. В любом случае, внесение данных в дубликат возможно не со слов «потерпевшего», а исключительно на основании тех справок, копий документов, которые мы уже перечислили выше. Иначе никаких записей о предыдущих местах работы новый наниматель не внесет, да и старый тоже.

Единственный вариант, если по причинам вы не желаете, не можете заниматься восстановлением прежних данных — это начать «с чистого листа», с новой трудовой книжки. Однако потом нехватка трудового стажа может существенно уменьшить размер вашей пенсии.

Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат.

Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок, даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.

Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.

Закончив заполнение документа документ, специалист по кадрам (либо руководитель организации) вносит дату его оформления в специальную книгу учета движения таких бланков. Последняя процедура, завершающая процесс: подпись сотрудника в особой графе этой книги учета. Так он визирует факт получения дубликата.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Как сделать дубликат трудовой книжки

Выдача дубликата трудовой книжки происходит в случае, если человек утратил основной экземпляр документа. Все тонкости и нюансы получения дубликата трудовой книжки при ее утере оговариваются в Постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

В статье 66 ТК РФ говорится, что трудовая книжка, представляет собой документ, который отражает всю рабочую биографию человека. В ней указаны все места профессиональной деятельности, моменты начала рабочего взаимодействия, поводы прекращения отношений, а также меры поощрительного характера, которые применялись к человеку. Указанная информация характеризует уровень профессиональной пригодности специалиста.

Личная рабочая книжка является одним из главных документов, которые требуют как на предварительном собеседовании, так и при приеме в штат организации. Такое правило определено статьей 65 ТК РФ.

Безусловно, при утере этого документа у любого человека возникает масса проблем, связанных с осуществлением рабочего функционирования. Каждый потерявший задумывается, как получить дубликат. На практике больше всего трудностей возникает при восстановлении документа, в случае утраты трудовых книжек. Чтобы решить свои проблемы быстро, любой заинтересованный должен выяснить для себя:

  • кем выдается дубликат трудовой книжки при утере;
  • каким образом происходит оформление дубликата трудовой книжки;
  • какие сведения и данные требуются для получения дубликата трудовой книжки;
  • как происходит передача копии утерянного рабочего документа.

Детально разобравшись в указанной информации, человек сможет восстановить достаточной быстро все, что потерял.

Что предпринять, если трудовая утеряна?

Утрата личной рабочей книжки может произойти по различным обстоятельствам. Это может быть:

  • недобросовестность руководителя;
  • небрежность самого владельца;
  • тайное хищение документации из компании или личного жилища;
  • природные катастрофы;
  • аварии на производстве.

В любом случае заменить потерянные документы можно только правильно и официально оформленными копиями.

Действующими нормами определены обстоятельства, при наличии которых такие копии могут быть сделаны:

  • утрата работающим или руководителем;
  • негодное состояние бумаги;
  • неверные отметки в документе;
  • пропажа большого количества книжек.

Перед тем как сделать дубликат трудовой книжки заинтересованному человеку необходимо решить, а какие действия вообще необходимо осуществить прежде всего, чтобы восстановить потерянную рабочую книжку.

Поскольку большинство людей слабо разбираются во всех тонкостях действующих норм, правильным будет сначала получить разъяснения по своей проблеме. Для этого существуют два варианта.

Такие пояснения можно получить у бюджетного или частного профильного специалиста. Однако такой подход может отнять массу времени. Инициатору обращения придется дожидаться своей очереди приема, наравне с другими посетителями инстанции. К тому же за услуги такого рода взимается обязательная оплата.

Другой способ, пожалуй, более выгодный. Он может прибегнуть к помощи кадровых специалистов своей организации. За такие разъяснения оплата не взимается, то есть человек не понесет финансовых затрат. С другой стороны, желающий получит исчерпывающую информацию:

  • как получить дубликат трудовой книжки;
  • какие сведения для этого потребуются.
Читайте так же:  Проверить штрафы по фамилии имени отчеству и дате рождения

Кто может оформить дубликат?

По общим нормам личный рабочий документ оформляется в организации, в которую человек принимается на должность, если до этого он нигде не осуществлял свою профессиональную деятельность.

Весь временной промежуток функционирования человека документ будут храниться в организации, в специально оборудованном для этих целей месте.

Такой же принцип распространяется и на документы людей, которые пришли из другой организации и уже имели на руках такую бумагу.

[3]

Взятые у людей документы будут доступны только для отдельных специалистов компании. Как правило, это работники кадровой службы, круг которых определен распоряжением руководителя.

Совершенно очевидно, что в таких случаях за сохранность документации отвечает компания.

Выдача такого документа может быть временной, в случае, если это понадобится владельцу документа, например, для поисков нового места. В таком случае руководитель выдает бумагу по личному обращению заинтересованного.

Выдавать документ можно и без условий последующего возврата, когда человек уходит из организации.

Документ передается владельцу под личную роспись. В таких ситуациях отвечает за полученную бумагу именно владелец.

Если по каким-то причинам работник книжку не получил, она не уничтожается, а передается на хранение в архивное учреждение.

В зависимости от обстоятельств за документ будет отвечать тот, у кого он находился в момент утраты. Тем не менее в соответствии с действующими нормами, копия бумаги должна оформляться в организации, где человек трудился в момент утраты.

Если человек ушел из организации, но не успел никуда устроиться, обращаться нужно по последнему месту деятельности. Непосредственно бумага будет оформляться кадровыми специалистами. Именно они обладают необходимым опытом и знают, как правильно оформить дубликат трудовой книжки.

Какие документы потребуются?

Чтобы руководитель имел возможность начать процедуру оформления замены документа, необходимо документальное обоснование. Его характер зависит от обстоятельств утраты.

Прежде всего, такое может произойти в силу недобросовестности компании, либо по объективным причинам, возникновение которых ни от кого не зависело. В этом случае руководитель своим решением формирует внутреннюю комиссию, для проведения соответствующей проверки и установления круга виновных лиц. После проведения всех необходимых мероприятий составляется акт. Он и послужит поводом для выдачи заменяющих бумаг. Кроме этого, перед тем как заполнить дубликат трудовой книжки, потребуются подтверждения о деятельности человека с прежних мест труда. Всю указанную информацию собирает работодатель, направляя запросы в сторонние инстанции. Полученные сведения будут вноситься в новый рабочий документ. Что же касается внутренних данных, то они будут восстанавливаться на основании распоряжений и финансовых документов.

Чаще всего потеря документации происходит из-за невнимательности самого владельца. При таком положении дел инициатором должен выступать человек. Для этого он сначала должен составить текст ходатайства соответствующего характера. О том, как оформить такую бумагу, можно узнать у работников кадровой службы.

Содержание начинается с информационной шапки. В ней указывается название компании и данные о руководителе, а также сведения о составителе – как зовут, какую должность занимает. Затем инициатор указывает просьбу о восстановлении и обстоятельства, послужившие причиной утраты.

Нелишним будет сообщить в обращении сведения о должностях, которые человек занимал прежде, а также периоды деятельности в других организациях.

Относительно сбора дополнительных данных действующие положения прямо не указывают, кто занимается сбором необходимых данных в таких случаях. Однако осуществить такое может как работодатель, делая запросы, так и человек, обращаясь в прежние места труда.

Если взятые сведения не будут полными, то они вносятся в том объеме, в котором были получены. Если документально обосновать свою деятельность человек не может, он должен обратиться в судебную инстанцию. Тогда сведения будут восстанавливаться на основании пояснений других людей, обладающих необходимой информацией.

Правила оформления дубликата

Поскольку дубликат трудовой книжки заполняется точно также, как и его оригинал, при заполнении дубликата трудовой книжки специалисты должны руководствоваться не только требованиями Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», но и Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Прежде всего, там должны быть отражены личные данные владельца:

  • как зовут, когда появился на свет. Такие сведения вносятся исходя из личного документа;
  • какое образование и по какой специальности получил. Эти данные берутся из диплома.

Под такими данными человек ставит личную роспись. Вверху страницы ставится отметка «дубликат».

Затем указываются все данные отражающие период профессионального функционирования человека:

  • название компаний, где он трудился;
  • наименование занимаемых должностей;
  • период труда;
  • поводы для прекращения рабочего взаимодействия;
  • меры поощрительного характера, которые применялись к человеку по последней должности.

Если в прежнем документе какая-то из отметок была аннулирована, в новую книжку она внесена не будет.

Видео (кликните для воспроизведения).

За оформление новой бумаги с человека взимается оплата равная размеру стоимости утраченного оригинала. Заинтересованный человек получает новую бумагу не позже чем через пятнадцать дней после обращения.

Источники


  1. Винавер М. М. Очерки об адвокатуре; Ленанд — М., 2016. — 224 c.

  2. Домашняя юридическая энциклопедия. Семья / ред. И.М. Кузнецова. — М.: Олимп, 1999. — 608 c.

  3. Хаймович, М. И. Правоведение. Основы правовых знаний / М.И. Хаймович. — М.: РИОР, Инфра-М, 2013. — 304 c.
  4. Великородная, Л. И. Государственная регистрация юридических лиц: от создания до ликвидации / Л.И. Великородная. — М.: Московская Финансово-Промышленная Академия, 2011. — 304 c.
Кто выдает дубликат трудовой книжки при утере
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here