Как вести номенклатуру дел в организации

Самые важные аспекты в статье: "Как вести номенклатуру дел в организации". Здесь полностью описана тематика и информация предоставлена в удобном виде. В любой момент можно задать вопрос дежурному юристу.

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

[2]

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
  • Как составить номенклатуру дел организации — образец

    Номенклатура дел организации — образец ее заполнения вы найдете в этой статье — оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.

    Когда составляется номенклатура дел на 2018 год

    Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.

    Читайте так же:  Нужно ли приватизировать землю под частным домом

    Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

    Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

    Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

    Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.

    Кто занимается составлением номенклатуры дел

    Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

    Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

    Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.

    Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

    Подробнее о штатном расписании читайте в материале «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

    Порядок утверждения номенклатуры

    Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:

    • завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
    • подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
    • согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.

    Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:

    • проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
    • изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.

    НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.

    Как оформлять заголовки дел

    Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО.

    Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.

    Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.

    В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

    При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации. Пример: «Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)».

    Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».

    О вопросах договоров аренды, повлекших за собой обращение в суд, читайте в материале «Судебная практика по договору аренды».

    Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

    Где взять образец номенклатуры дел

    Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.

    Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.

    Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

    Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.

    Рекомендации по составлению номенклатуры дел

    Понятие номенклатуры дел

    В деятельности любой организации образуется множество всевозможных документов. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделя или месяц), часть просто можно не найти. Чтобы знать о том, какие бумаги и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться составляют номенклатуру дел. Поэтому каждая организация обязана иметь номенклатуру дел.

    Современная жизнь диктует четкую систему учета и архивирования документов. А ведь именно номенклатура дел отражает такую систему. Надо сказать, что большинство специалистов отдают себе отчет в важности такого документа. В 70 процентов организаций оформляется номенклатура дел.

    Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение № 1).

    Читайте так же:  Как быстро пишут заявление о побоях

    Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации.

    Основные требования к составлению номенклатур дел организации

    1. Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел.

    2. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года по установленной форме.

    3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

    4. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций, комиссий.

    Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

    5. В номенклатуру дел не включают печатные издания: справочники, сборники и т.д.

    Кто должен составить номенклатуру дел?

    За разработку документа отвечает, как правило, служба делопроизводства организации. Эта служба может именоваться по-разному, например общий отдел, канцелярия или секретариат. Если такая служба отсутствует, номенклатуру должен составлять секретарь руководителя или работник, на которого приказом руководителя организации возложена ответственность за ведение делопроизводства. Их главная задача — собрать со всех отделов «фрагменты» будущего единого документа, обобщить их, внести необходимые изменения и корректировки, придать документу установленную форму.

    Если организация имеет структурные подразделения, то каждое структурное подразделение организации ежегодно составляет номенклатуру дел своего структурного подразделения, т.к. никто лучше работников и руководителя структурного подразделения не знает о составе документов своего отдела. Затем на их основе составляется сводная номенклатура дел организации ответственным за сводную номенклатуру.

    Если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, в номенклатуру дел включаются дела, в которых систематизируются документы, отражающие функции и задачи организации. В таком случае разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Например, в номенклатуре дел редакции газеты можно установить следующие разделы: руководство и контроль, работа с кадрами, бухгалтерский учет и отчетность и др.

    Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации

    1. Перед тем как составить номенклатуру дел следует тщательно изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. При этом учитываются устав или положение об организации, положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание, номенклатура дел организации за прошлый год, описи дел постоянного и временного хранения, регистрационные формы, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел.

    2. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой номенклатуры дел, стоит издать приказ по организации, в котором установить четкие сроки сдачи документа и кому (ответственному исполнителю) (приложение № 2). Либо в должностных инструкциях руководящих работников, либо в трудовом договоре нужно прописать условие о том, что они обязаны это делать. Если такое условие не содержится в документах работника, составляющего номенклатуру дел, привлечь его к дисциплинарной ответственности за несоблюдение сроков для сдачи разработанной номенклатуры, установленных приказом, не получится.

    3. После того как изучили состав документов, руководители структурных подразделений составляют список документов, образующихся в деятельности организации, т.е. индивидуальную номенклатуру дел структурного подразделения. Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Индивидуальная номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и передается ответственному исполнителю в электронном варианте и на бумажном носителе.

    4. Составление сводной номенклатуры лучше всего поручить отделу документационного обеспечения. При его отсутствии это может сделать секретарь или же кадровый работник.

    5. Сводная номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом, подписывается руководителем службы делопроизводства (ответственным лицом), согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) или центральной эскпертной комиссией (ЦЭК) организации и предоставляется в архивный отдел не реже одного раза года в 3 года для рассмотрения и направления данного документа на согласование с Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве УР. В соответствии с «Административным регламентом предоставления Комитетом по делам архивов при Правительстве УР государственной услуги «Согласование нормативных и методических документов по организации деятельности архивов и служб ДОУ организаций – источников формирования АФ УР» индивидуальная номенклатура дел представляется на ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР в 2-х экземплярах. После согласования 1-й экз. откладывается в архивном отделе администрации района, 2-ой экз. – в архиве организации. Для специалистов, ведущих отдельные направления или участки работы, номенклатура копируется в количестве, необходимом для использования в работе.

    После того как проект номенклатуры дел согласован, подписан, он обязательно должен быть утвержден руководителем организации. Только в этом случае номенклатура дел обретет юридическую силу.

    [1]

    6. После утверждения номенклатуры дел необходимо сделать выписки по соответствующим разделам для руководителей структурных подразделений и раздать им для использования. Ее прикрепляют на внутреннюю сторону шкафа, где хранятся дела, и активно используют для формирования дел и поиска документов для справок.

    Обратите внимание! Согласованная с ЭК или ЦЭК организации номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

    Помните, что номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 3 года.

    В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересогласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.
    Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

    Следите за нашей рубрикой, в следующий раз расскажем о правилах составления и оформления номенклатуры дел.

    Читайте так же:  Как проверить инн физического лица иностранного гражданина
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Приложение 1
    Приложение 2

    © 2009-2012 Муниципальное образование «Кизнерский район», официальный сайт

    Образец номенклатуры дел организации

    В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко понять, как заполнить основную табличную форму и оформить документ в целом. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел был рассмотрен в предыдущей статье.

    Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
    общество «Большая капля» Директор
    (ЗАО «Большая капля») __________ И.О. Фамилия

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

    24.12.2010 № 1
    г. Самара

    01-01 Учредительные документы и устав общества Постоянно
    ст. 50 а,
    51-53 Перечень типовых управленческих архивных документов…
    (М., 2010) 01-02 Положения об органах управления (общем собрании акционеров, совете директоров, правлении) Постоянно
    ст. 57 а Переходящее с 2009 г. 01-03 Штатные расписания и изменения к ним Постоянно
    ст. 71 а Переходящее с 2009 г. 01-04 Положения о структурных подразделениях Постоянно
    ст. 55 а Переходящее с 2009 г. 01-05 Приказы директора по основной деятельности Постоянно
    ст. 19 а 01-06 Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам 5 лет
    ст. 19 в 01-07 Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним Постоянно 1
    ст. 18 и 1 Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК 01-08 Инструкция по делопроизводству Постоянно
    ст. 27 а Переходящее с 2009 г. 01-09 Номенклатура дел Постоянно
    ст. 200 а 01-10 Переписка по вопросам основной деятельности 5 лет ЭПК
    ст. 35, 256 01-11 Резервный номер 01-12 База данных регистрации входящих документов 5 лет
    ст. 258 г В электронной форме 01-13 База данных регистрации исходящих документов 5 лет
    ст. 258 г В электронной форме … … …

    02. Отдел кадров

    02-01 Должностные инструкции сотрудников 75 лет
    ст. 77 а 02-02 Штатные расписания и изменения к ним. Копии 3 года
    ст. 71 б Подлинники в деле 01-03 02-03 Приказы директора по основной деятельности. Копии До минования надобности
    ст. 19 а Подлинники в канцелярии в деле 01-05 02-04 Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.) 75 лет ЭПК
    ст. 19 б 02-05 Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков 5 лет
    ст. 19 б … … …

    Начальник канцелярии К.Е. Турчинская

    Ответственный за архив
    __________ А.О. Боровичка
    20.12.2010

    СОГЛАСОВАНО
    Протокол ЭК
    от 22.12.2010 № 3

    Вы можете скачать представленный пример номенклатуры дел коммерческой организации, которая не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива.

    С помощью приведенного образца номенклатуры дел организации вы теперь имеете возможность составить и правильно оформить свой вариант. Осталось только пояснить методику заполнения граф таблицы – это смотрите в следующей статье на этом сайте.

    8. Составление и ведение номенклатуры дел

    8.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве ПК «MEMORY» на соответствующий календарный год с указанием сроков их хранения.

    Номенклатура дел составляется для правильного формирования документов в дела, систематизации, учета, индексации дел, определения сроков их хранения. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и одним из учетных документов в делопроизводстве.

    8.2. Номенклатура дел составляется сотрудником, ответственным за архив. Номенклатура дел составляется ежегодно в конце текущего года на последующий и до утверждения ее руководителем представляется на согласование экспертной комиссии учреждения. Если задачи, функции и структура учреждения не меняются, то ранее согласованная номенклатура перепечатывается на каждый следующий год и утверждается руководителем. Однако по истечении 5 лет номенклатура дел уточняется и согласовывается с архивным учреждением (если входит в состав источников комплектования госархива или муниципального архива). В случае коренного изменения функций и структуры учреждения номенклатура дел вновь пересоставляется и согласовывается с архивным учреждением.

    8.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом учреждения и положением о его структурных подразделениях, а также утвержденной структурой, штатным расписанием, должностными инструкциями, номенклатурой дел учреждения за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел, разработанными государственными архивными учреждениями. Обязательно должны быть изучены документы, образовавшиеся в процессе деятельности учреждения, их виды, состав.

    В номенклатуру дел учреждения включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием (например, протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий).

    8.4. Номенклатура дел составляется по функциональной схеме. Названия разделов и их расположение должны соответствовать утвержденной структуре или штатному расписанию.

    Первым разделом, как правило, является руководство, затем заместители, средний персонал и т.д., соответственно штатному расписанию учреждения.

    8.5. В номенклатуру включаются все дела, отражающие документируемые участки работы учреждения.

    Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, бюллетени и т.п.

    8.6. Графы номенклатуры дел учреждения заполняются следующим образом (приложение 18):

    в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, например: 03-08, где 03 – обозначение структурного подразделения, 08– порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. Индексы дел обозначают арабскими цифрами.

    Оперативный поиск информации требует, чтобы индексация структурных подразделений была постоянной и, по возможности, сохранялась из года в год нумерация дел.

    В конце каждого раздела номенклатуры должны оставляться резервные порядковые номера на случай заведения структурным подразделением дополнительных дел, которые не могут быть предусмотрены заранее.

    Дела с документами по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом. В графе «примечание» делается отметка: «делопроизводством начато в ___ г.»

    В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязанностью.

    Заголовки дел в каждом разделе номенклатуры располагаются следующим образом:

    Читайте так же:  Место постоянного проживания и пребывания иностранных граждан

    организационно-распорядительная документация, при этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя учреждения;

    Заголовок дела должен четко, в обобщающей форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок («указания вышестоящих органов», «разная переписка», «учет материалов» и т.д.). А также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

    Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующем порядке:

    название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, протоколы, отчеты и т.д.);

    название автора документов (протоколы заседаний экспертной комиссии):

    название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы, т.е. адресат или корреспондент (переписка с Министерством финансов Республики Тыва о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности);

    краткое содержание документов дела (месячные бухгалтерские отчеты с приложениями);

    название территории, с которой связано содержание документов дела (Аналитическая справка о состоянии делопроизводственной службы в Республике Тыва и перспективах ее развития);

    даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела (протоколы заседаний профкома за март 1997 – июнь 1998 гг.).

    Термин «документы» в заголовках дел употребляется в случае объединения в дело документов по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения по данному вопросу. В конце такого заголовка указываются основные разновидности документов, содержащихся в деле, например: «Документы по инвентаризации товарно-материальных ценностей (описи, акты, таблицы, сведения и др.)».

    Заголовки дел, состоящие из одной разновидности документов, располагаются следующим образом: годовые, квартальные, месячные (статотчеты).

    Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, в нее после подсчета вносится фактически сформированное количество дел (томов, частей).

    В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

    При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭК клиники.

    В графе 5 «Примечание» по истечении календарного года проставляются отметки о переходящих делах, о том, что дело было не заведено, о завершении ревизии финансовой деятельности и др.

    8.7. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется отдельная итоговая запись о количестве фактически заведенных дел (томов) постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке в конце года сообщаются секретарем в госархив (если входит в его в список источников комплектования), о чем в номенклатуре дел делается отметка.

    8.8. Сводная номенклатура дел печатается в 4 экземплярах: первый экземпляр хранится в ведомственном архиве музея, второй – представляется в госархив, третий – используется в качестве рабочего экземпляра ответственным за делопроизводство, четвертый – расформировывается и раздается в структурные подразделения.

    8.9. Номенклатура дел вводится в компьютер для прощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях – переработки.

    Технология автоматизированного составления номенклатуры дел, как правило, принципиально не отличается от традиционной.

    Номенклатура дел организации – составление и утверждение

    Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

    Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

    Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:
    • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
    • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
    • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
    • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
    • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

    Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

    Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

    Составление номенклатуры дел

    Номенклатура дел может быть

    [3]

    • разработана самостоятельно организаций , положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
    • поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

    Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

    По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

    Читайте так же:  Пособие по старости в израиле

    Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

    Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

    Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

    Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

    Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

    При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

    Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

    Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

    И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

    • визируется ответственным за архив организации,
    • подписывается руководителем службы делопроизводства,
    • согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
    • направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
    • утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

    Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

    По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

    • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
    • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
    • в архиве организации,
    • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

    Порядок текущей работы с номенклатурой дел

    После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

    На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

    Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

    В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

    После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

    Источники


    1. Могилевский, С.Д. Общества с ограниченной ответственностью / С.Д. Могилевский. — М.: Дело; Издание 3-е, доп., 2013. — 528 c.

    2. Марченко, М.Н. Общая теория государства и права. Академический курс в 3-х томах. Том 1 / М.Н. Марченко. — М.: Зерцало, 2002. — 546 c.

    3. Иконы из собрания Церковно-археологического кабинета Московской Духовной Академии. — М.: PeNates-ПеНаты, Московская Православная Духовная Академия, 2015. — 32 c.
    4. Корнийчук Г. А. Арбитражное процессуальное право. Ответы на экзаменационные вопросы; Экзамен — Москва, 2010. — 288 c.
    5. Жан, Мишель Ламбер Маленький судья / Жан Мишель Ламбер. — М.: Прогресс, 2016. — 352 c.
    Как вести номенклатуру дел в организации
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here