Инве взодящие документы это какие

Самые важные аспекты в статье: "Инве взодящие документы это какие". Здесь полностью описана тематика и информация предоставлена в удобном виде. В любой момент можно задать вопрос дежурному юристу.

Технологии обработки входящих документов

Первичная обработка документации и ее дальнейшее движение в организации зависят от нескольких факторов:
  • Кто автор документа;
  • Какова значимость вопроса, обозначенного в письме;
  • Какова система делопроизводства в учреждении.

Способы передачи документов

Документация может быть доставлена в организацию несколькими способами:

  • Обыкновенной почтой;
  • Курьерской службой;
  • Телеграфом;
  • Посредством факсимильной связи;
  • Электронной почтой и иными способами через компьютерную технику.

Вне зависимости от способа передачи, все документы должны быть учтены.

Порядок поступления документов и их первичная обработка

Все письма, поступившие в организацию, попадают к секретарю или в канцелярию, где они проходят экспедиционную обработку. Она включает в себя следующие действия:

  1. Проверку целостности упаковки, наличия заявленных вложений и непосредственно правильности доставки документации.
  2. Сортировку документов на те, которые должны регистрироваться и не должны, а также деление писем по подразделениям, куда они должны быть переданы.
  3. Внесение соответствующей отметки о поступлении документации.

Регистрацией документов называют фиксацию факта получения того или иного письма. При регистрации документу дается номер. Регистрация входящей документации может выполняться в электронном или обычном журнале. Регистрации не подлежат только информационные материалы, которые были присланы в организацию в целях ознакомления. К таковым относят каталоги продукции и прейскуранты, поздравительные открытки, газеты, журналы и иные периодические издания.

Исполнение документов

После первичной обработки документы необходимо отправить на исполнение. Здесь возможно 2 варианта:

  • Направление документа сразу его исполнителю.
  • Направление документа руководителю, который должен ознакомиться с ним и выдать свою резолюцию.

Резолюция обычно включает следующие данные:

  • Характер/порядок исполнения документа;
  • Лицо, назначенное исполнителем;
  • Конкретные сроки исполнения. Они бывают типовыми, то есть регламентируются нормативными актами. Или же руководитель может сам назначить срок исполнения документа. Тогда это будут индивидуальные сроки.

Резолюция руководителя может быть оформлена в качестве самостоятельного документа, то есть в виде поручения.

Документы с резолюцией через секретариат или канцелярию передаются ответственному за исполнение. Если это начальник одного из департаментов или отделов предприятия, он имеет право наложить уточняющую резолюцию, передав функцию исполнения данного документа сотруднику рангом ниже.

Во избежание утери документации, письма лучше передавать из отдела в отдел под роспись. Главным образом, это касается больших организаций со значительным документооборотом. Любые перемещения писем необходимо отражать в регистрационной форме. В случае необходимости срочного исполнения документа одновременно несколькими сотрудниками или подразделениями организации, его можно размножить в требуемом количестве и направлять исполнителям ксерокопии или же электронные/сканированные варианты.

Важен контроль исполнения. Это задача секретаря либо сотрудника канцелярии, которые должны:

  • Поставить на контроль документ, если ход его исполнения нужно отслеживать;
  • Непосредственно отслеживать ход исполнения документа;
  • Сформировать отчет об исполнении документации для руководства организации;
  • Снять с контроля исполненный документ.

Таким образом, обработка входящей документации должна проходить поэтапно:

  • Получение писем и иных документов, их распределение на мелкие документопотоки с различными стадиями рассмотрения, разной направленностью и пр.;
  • Регистрация;
  • Рассмотрение писем руководством компании или иными уполномоченными лицами;
  • Отправка на исполнение;
  • Контроль за исполнением;
  • Снятие с контроля и подшивка документов в архив/дело.

Какие документы не вскрываются

Вскрытию не подлежат следующие группы документов:

  1. Письма, адресованные общественным организациям.
  2. Письма и иные документы, имеющие подпись «Лично в руки …».
  • Упаковки, в которых содержится информация на машинных носителях.

Подобные документы сразу передаются по назначению.

В определенных случаях необходимо сохранять конверты от писем. К таким случаям относятся ситуации, когда:

  1. Дату отправления/получения письма можно узнать только по почтовым отметкам, имеющимся на конверте.
  2. Адрес отправителя указан только на конверте.

Если документы нельзя вскрывать, отметка об их поступлении в учреждение ставится непосредственно на упаковке. После этого они в обычном порядке поступают на сортировку.

Система документооборота и, в частности, технология обращения с входящей документацией имеет большое значение для эффективной работы предприятия в целом, поэтому должна быть четко проработана в любом учреждении, независимо от его сферы деятельности.

Порядок работы с входящими документами в компании

Входящие документы –

это документы, поступающие на предприятие извне по различным каналам связи.

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия.

— первичную обработку (распаковка, учет, сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые);

— рассмотрение документов руководством, оформление резолюций;

— исполнение и контроль исполнения

— прием исполненного документа и снятие его с контроля;

— проставление отметки об исполнении документа;

— подшивку документов в дела, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличие приложений.[8, C. 28]

Вся поступающая в ООО «КРАВТ» корреспонденция принимается секретарем службы ДОУ.

Поступающая корреспонденция принимается и обрабатывается по вышеизложенной схеме, как правило, в день поступления. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте (пакете)) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата – возвращается отправителю с пометкой на конверте (пакете) «Ошибочно доставлено».

Читайте так же:  Квалификационный справочник должностей в украине

Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных с пометкой «Лично». Такие конверты (пакеты) после регистрации по данным на конверте (пакете) без вскрытия передаются адресату.

Конверты (пакеты), как правило, уничтожаются, за исключением следующих случаев:

— если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

[1]

— если дата документа существенно отличается от даты его получения;

— если в полученном документе нет обратного адреса отправителя или отсутствует реквизит «дата документа».

— В указанных случаях конверт (пакет) приобщается к документу и, после исполнения документа, подшивается вместе с ним в дело.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а на документе делается отметка «Приложения затребованы» с указанием даты запроса.

На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах (пакетах). В регистрационном штампе указывается наименование подразделения, зарегистрировавшего документ, дата получения и, при необходимости, количество листов основного документа и приложения.

На документах, подлежащих хранению в службе ДОУ, проставляется отметка или штамп «Вернуть в службу ДОУ».

Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения. Перечень документов, неподлежащих регистрации находится в службе ДОУ организации. (См. Приложение 1)

Регистрация входящих документов осуществляется службой ДОУ. [10, C. 6]

Регистрационным номером входящего документа является его порядковый номер по журналу регистрации, возрастающий в пределах года, дополненный индексом канцелярии по номенклатуре дел и индексом дела по номенклатуре, в котором будет подшиваться данный документ. Регистрационный номер переносится в регистрационный штамп. [17, C. 105]

Например, регистрационный номер входящего документа в ООО «КРАВТ» будет следующим: 06-02/135, где 06 – индекс службы ДОУ, 02 – индекс дела «Входящие письма», 135 – порядковый номер по журналу регистрации.

После регистрации копия входящего документа обязательно сохраняется в службе ДОУ и подшивается в соответствующее дело.

После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение директору, его заместителям согласно установленному распределению должностных обязанностей, начальникам структурных подразделений в соответствии с их компетенцией, или непосредственно сотруднику, которому адресован входящий документ.

Срочные документы передаются на рассмотрение по мере получения. Документами срочного характера являются документы, которые положительно повлияют на текущую или будущую деятельность организациии требующие незамедлительного рассмотрения в настоящий момент.

Документы, предназначенные к рассмотрению директором, заместителями директора и руководителями структурных подразделений, подаются секретарем службы ДОУ ежедневно с 14:00 до 15:00.

Помощник руководителя осуществляет полистный просмотр документов, переданных на рассмотрение директору и заместителю директора по финансам и экономике, с целью выявления неправильно оформленных документов или не полностью оформленных, а также отсутствия всех необходимых резолюций.

[3]

Руководители рассматривают документы в день их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителях.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата.

Фамилия исполнителя секретарем службы ДОУ переносится в журнал регистрации входящих документов.

Далее секретарь службы ДОУ передает документ в соответствующее структурное подразделение, а при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений или должностных лиц в службе ДОУ делается и направляется на исполнение необходимое количество копий (по числу исполнителей).

Ответственный исполнитель должен быть ознакомлен первым. Он должен определить дальнейший порядок и сроки прохождения документа.

Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) фиксируется в журнале регистрации входящих документов. Документ, направленный на исполнение в структурное подразделение, может быть передан в другое структурное подразделение только с разрешения руководителя, написавшего резолюцию, с обязательным уведомлением службы ДОУ о движении документа.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Только сон приблежает студента к концу лекции. А чужой храп его отдаляет. 8699 —

| 7452 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Инве взодящие документы это какие

Уголовно-процессуальный закон (ч. 1 ст. 84) устанавливает, что иные документы допускаются в качестве доказательств, если изложенные в них сведения имеют значение для установления обстоятельств, подлежащих доказыванию.

Иные документы являются доказательствами, если обстоятельства и факты,удостоверенные или изложенные учреждениями, предприятиями, организациями,

должностными лицами и гражданами, имеют значение для уголовного дела и относятся к предмету доказывания либо побочным фактам.

Документ в правовой практике призван устанавливать и удостоверять юридические факты и под ним понимается зафиксированная на материальном носителе информация (сведения о лице, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах) с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

С помощью иных документов собираются новые доказательства, проверяются уже собранные доказательства по уголовным делам. Этот вид документов обладает особенностями, которые заключаются во времени, способах и формах получения и приобщения указанных документов. Иные документы, к которым относятся различные справки, акты ревизий, доверенности, характеристики, объяснения очевидцев и другие, могут появляться до возбуждения уголовного дела, возникать в процессе его производства и даже после вынесения приговора и вступления его в законную силу. Способом собирания документов являются их истребование и представление (ст. 86 УПК). Документы могут быть получены для производства сравнительного исследования (ст. 202 УПК). Об изъятии образцов почерка составляется протокол с соблюдением ст.ст. 166 и 167 УПК. Документы могут быть также обнаружены при производстве следственных действий.

Читайте так же:  Работа уборщицей в школе на какие доплаты кроме основного

К иным документам также относятся: заявления, письма граждан, сообщения профсоюзных и иных общественных организаций, заметки в печати, которые являются поводом к возбуждению уголовного дела; объяснения лиц, полученные при проверке сообщений в стадии возбуждения уголовного дела; дополнительные материалы, представляемые в суд второй инстанции. К этому виду документов относятся образцы почерка, полученные для сравнительного исследования, так как в них содержаться фактические данные, позволяющие при помощи специальных знаний устанавливать наличие или отсутствие интересующих следствие и суд фактов. К иным документам можно отнести материалы, полученные вне процесса с применением научно-технических средств, если в них содержатся сведения,могущие иметь значение для дела (фонограмма переговоров диспетчера аэропорта с экипажем самолета, потерпевшего аварию). Закон не устанавливает какую-либо определенную форму изложения сведений в иных документах. Если они носят официальный характер (приказы, протоколы собраний), то наличие установленных реквизитов для таких документов обязательно. Если речь идет о личных документах (письма, дневники), то форма изложения сведений о фактах может быть произвольной1.

Согласно ч. 2 ст. 84 УПК иные документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменной, так и в иной форме, в частности, посредством фото- и киносъемки, аудио- и видеозаписи и с помощью иных носителей информации. В последнее время в качестве доказательств на практике все больше используется информация, добытая при помощи аудио — и видеосредств. Это обусловлено объективными причинами — с помощью магнитофонов, видеокамер, стали фиксироваться различные события в науке, технике. Особенностью аудио- и видеозаписи является отражение каких-либо событий объективно и всесторонне.

Именно эту возможность используют работники правоохранительных органов для раскрытия преступлений. Наибольшее применение аудио- и видеозаписи находят при доказывании таких видов преступлений, как взяточничество и вымогательство.

Для того, чтобы всеми правильно понималось содержание информации, чтобы она однозначно выражалась и воспринималась, — необходимо сведения, содержащиеся в документах, излагать в письменной форме.

Документы делятся на официальные и неофициальные. Первые исходят от государственных органов, учреждений, организаций, авторами вторых являются граждане. Компетенция автора официального документа ограничена пределами выполняемых им функций. Неофициальные документы обычно связаны с реализацией гражданами своих прав и обязанностей. Не является иным доказательством документ, исходящий от некомпетентного органа, должностного лица, от ненадлежащего гражданина.

Иные документы должны быть подписаны авторами и датированы. В зависимости от вида документа его обязательными реквизитами могут являться изложение текста на определенном бланке, наличие печати, порядок расположения текста, регистрационный номер. Отсутствие какого-либо из реквизитов порождает сомнения в допустимости документа.

В случаях, когда иные документы обладают признаками, предусмотренными в ст. 81 УПК, они признаются вещественными доказательствами, и на них распространяется процессуальный режим для формирования и использования в уголовном процессе в качестве вещественных доказательств.

Истребование иных документов осуществляют субъекты уголовного процесса, в производстве которых находится уголовное дело. В запросе соответствующего документа должна содержаться информация, необходимая для определения объема и содержания истребуемых сведений.

Представление иного документа осуществляется по инициативе учреждений, организаций или граждан, а также обвиняемым, подозреваемым, защитником, потерпевшим, гражданским истцом, гражданским ответчиком, или их законными представителями.

Согласно ст. 285 УПК приобщенные к уголовному делу или представленные в судебном заседании документы могут быть на основании определения (постановления) суда оглашены, если в них изложены (удостоверены) обстоятельства, имеющие значение для уголовного дела. Прилагаемым к иным документам фото-, кино-, видеоматериалы при оглашении документов в суде должны быть представлены для ознакомления участникам судебного разбирательства.

Приобщенные к уголовному делу иные документы хранятся в нем в течение всего срока его хранения. Оригинал документа или его копия по ходатайству их законного владельца передается ему и об этом в конце уголовного дела делается отметка.

Иные документы обязательно должны иметь связь с обстоятельствами, имеющими значение для уголовного дела, не должно быть внутренних

противоречий сведений, сведения обязаны соответствовать содержанию других имеющихся в деле документов, если необходимо уточнение или разъяснение содержания, то вызывается и допрашивается его автор.

Входящие документы

Видео (кликните для воспроизведения).

Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Рисунок 6.1). Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемыеинерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В организации (учреждении) обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

[2]

Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока – в структурные подразделения. При централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения организации.

Руководству организации (учреждения) передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.

Читайте так же:  Передаем поврежденный груз экспедитору в качестве возмещения вреда

При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в организацию (учреждение).

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации (Рисунок 6.2).

Если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом «визы согласования документа».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно в организации (учреждении) установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации (учреждения), но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель организации (предприятия) вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. Целесообразно иметь массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки, и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Организация документооборота в создаваемой компании

Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов

Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где:

исх. – указывается, что документ является исходящим;

25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа;

198 – порядковый номер документа в пределах календарного года. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1.

Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Отметим, когда дата подписания или утверждения документа и дата его регистрации отличаются (по каким-либо причинам документ был передан в службу ДОУ позже даты подписания или утверждения), в этом случае сотрудникам службы ДОУ необходимо сделать отметку в РКФ об этом.

При ведении РКК на бумажном носителе для регистрации инициативных документов заводится новая РКК. Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего (входящего) документа.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции».

После присвоения отправляемому документу регистрационного номера первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями (если таковые имеются) подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Телеграммы, которые требуется отправить, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

Текст телефонограммы, подлежащий передаче, печатается на бланке, подписывается, регистрируется с проставлением даты. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму.

Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ.

Важно знать. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений.

Читайте так же:  Конституция российской федерации последняя редакция

Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи.

Важно помнить. Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой (DHL, Pony Express и т.д.).

В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации, учете отправляемых (исходящих) документов.

Порядок регистрации исходящих документов

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) в регистрационно-контрольных карточках (РКК) или журнале регистрации исходящих документов.

Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.

Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления на подпись руководителю проставляет на нем индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия исходящего документа (включает в себя индекс раздела и номер дела в пределах данного раздела), например № 5-14. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. В процессе регистрации к оформленному на документе индексу дела по номенклатуре добавляется порядковый номер исходящего документа, который переносится из регистрационной формы, например № 5-14/346.

Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6-15/345 (6 — индекс бухгалтерии, 15 — номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним документ, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5-14/346 (5 — индекс отдела кадров, 14 — номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего документа).

Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе «Корреспондент» указывается название организации, в которую направляется документ.

Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным. Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа). В РКК информация о документе-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».

Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него.

Регистрация документа — запись учетных данных одокументе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели:

§ контроль за их исполнением;

§ справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

§ письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;

§ все рекламные письма;

§ поздравительные письма и телеграммы;

§ приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;

§ печатные издания (книги, брошюры, журналы);

§ пакеты с пометой «лично»;

§ копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

§ информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов:

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычнорегистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Читайте так же:  Когда в росси празднуют рабртника суда

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Курс уголовного процесса

Иные документы

Речь идет о документах как доказательстве особого рода (sui generis). Они являются «иными» в том смысле, что не включают в свое число документы, указанные в некоторых других пунктах ч. 2 ст. 74 УПК РФ (заключения и протоколы). Данное понятие не делает установленный законом перечень отдельных видов доказательств открытым. Имеется в виду другое: в различных пунктах ч. 2 ст. 74 УПК РФ содержатся доказательства, которые предстают в виде документов в широком смысле слова. Среди этих документов следует различать, с одной стороны, заключения и протоколы, а с другой — «иные документы», не являющиеся ни протоколами, ни заключениями.

Поэтому понятие «иных документов» следует толковать ограничительно . При расширительном толковании перечень отдельных видов доказательств становится фактически открытым, поскольку под «иные документы» можно будет подвести все, что угодно, а это категорически противоречит основным постулатам отечественной доказательственной доктрины, в частности положениям о недопустимости доказательств, учению об исчерпывающем перечне отдельных видов доказательств и т.д. Более того, категория «иных документов» не должна использоваться для преодоления (обхода) различных запретов и ограничений в доказывании. Например, закон придает доказательственное значение показаниям обвиняемого или свидетеля, полученным в ходе допроса, но не придает его их объяснениям, данным вне допроса. В силу этого объяснения различных лиц, полученные, например, в порядке ч. 1 ст. 144 УПК РФ, не могут считаться «иными документами» и использоваться в доказывании после возбуждения уголовного дела даже тогда, когда они зафиксированы в письменном виде и приобщены к его материалам.

Иные документы как самостоятельный вид доказательств делятся на две группы:

  1. те документы, которые существуют независимо от уголовного дела и выданы не в связи с производством расследования (паспорт гражданина, водительское удостоверение, устав юридического лица, свидетельство о собственности и т.п.);
  2. те документы, которые составлены по просьбе участников уголовного судопроизводства для целей расследования (справка о расписании движения поездов, справка о судимости или об отсутствии таковой, характеристика обвиняемого с места работы или учебы, выписка из реестра и т.п.).

Первая группа документов может быть получена путем как производства следственных действий, так и истребования лицом, ведущим производство по делу, либо представления другими участниками уголовного судопроизводства. Скажем, следователь может изъять устав юридического лица в ходе обыска, истребовать его из регистрирующего органа или приобщить к делу по ходатайству обвиняемого, его защитника, потерпевшего и др. Вторая группа документов может быть получена только путем истребования лицом, ведущим производство по делу, или представления другим участником уголовного судопроизводства. Допустим, характеристика обвиняемого либо истребуется следователем, либо приобщается к делу по ходатайству самого обвиняемого (его защитника). Получить ее путем производства следственного действия нельзя.

Видео (кликните для воспроизведения).

Документ не обязательно должен исходить от государственных органов, быть выдан в официальном порядке и т.п. Многие документы исходят от коммерческих и некоммерческих организаций или даже от граждан. Скажем, таковым должен быть признан договор или справка (характеристика и т.п.), выданная уполномоченным органом коммерческой (некоммерческой) организации. Важно, чтобы документ был надлежаще подписан, содержал сведения о лице (органе), от которого он исходит, имел необходимые реквизиты и т.п.

Источники


  1. Правоведение. — М.: Знание, 1999. — 304 c.

  2. История политических и правовых учений / Н.М. Азаркин и др. — М.: Норма, 2007. — 900 c.

  3. Марченко, М. Н. Проблемы теории государства и права / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2012. — 766 c.
  4. История Библиотеки Академии наук СССР. 1714 — 1964 / ред. М.С. Филиппов. — М.: М-Л: Наука, 2017. — 600 c.
Инве взодящие документы это какие
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here